Учёт рабочего времени

Что это значит

Работодатель обязан учитывать рабочее время, сверхурочные, ночную работу, дежурства и отсутствия. Учёт - основа расчёта зарплаты и среднего заработка.

Форма законом не предписана: подойдёт журнал, таблица или система учёта. Но вести его нужно постоянно и в соответствии с реальностью, а не заполнять задним числом перед проверкой.

Отметка прихода и ухода - это ещё не учёт рабочего времени. Из времени на рабочем месте нужно исключить перерывы и отделить работу от времени, когда сотрудник находился в здании по своей воле, например до начала смены. Для зарплаты и сверхурочных решающее значение имеет отработанное время, а не промежуток между двумя отметками карточки.

Как это работает на практике

При работе из дома учёт такой же, просто опирается на запись работника. Полезно договориться, когда работа отражается и до какого часа работник доступен.

Учёт - это и защита компании. Без него в споре о невыплаченных сверхурочных исходят из утверждения работника, и работодателю нечем доказать обратное.

По соглашениям вне трудовых отношений учётом часто пренебрегают, хотя и при соглашении о подработке студентов нужно следить за часами: у соглашения есть законный недельный лимит, и без записи компания не докажет, что его соблюдала. Поэтому каждый месяц мы просим у клиентов табель часов по соглашениям вместе с учётом рабочего времени штатных сотрудников.

На что обратить внимание

Инспекция труда запрашивает учёт одним из первых документов и сверяет его с зарплатными листами. Расхождение между часами и выплаченной зарплатой ведёт к доплатам и штрафу.

Учёт, который ведётся только в программе с доступом у одного человека, легко теряется при смене поставщика или уходе бухгалтера по зарплате. Записи нужно хранить в течение установленного законом срока, и проверка может запросить их и за прошлые годы, поэтому мы архивируем их вместе с кадровой документацией, а не в выгрузках, разбросанных по почте.