Прийнятні витрати

Що це означає

Прийнятні витрати - це витрати проєкту, які може відшкодувати надавач субсидії чи єврофондів. Щоб витрата була прийнятною, вона має відповідати умовам конкурсу й договору про надання допомоги: безпосередньо стосуватися проєкту, виникнути в допустимий період, бути співмірною, економною, належно задокументованою й оплаченою.

Кожен конкурс містить перелік прийнятних і неприйнятних категорій. Прийнятними зазвичай є верстати, програми, будівельні роботи чи зарплати проєктної команди. Неприйнятними часто є поточні операційні витрати, відсотки, штрафи, купівля вживаного майна без виконання умов або ПДВ, якщо отримувач може його відрахувати. Від загальної суми прийнятних витрат потім рахують частку співфінансування.

Прийнятність оцінюють не один раз. Витрата може бути прийнятною під час затвердження бюджету, а згодом стати неприйнятною, якщо під час її закупівлі порушили правила, якщо вона недостатньо підтверджена або якщо майно використовують не так, як домовилися. Тому важливо стежити за умовами протягом усього проєкту й після його завершення.

Як це працює на практиці

Під час підготовки проєкту радимо складати бюджет суворо за категоріями конкурсу й щодо кожної позиції перевіряти, чи вона прийнятна і яким документом її підтверджуватимуть. Для витрат понад певний поріг треба дотримуватися правил державних закупівель або закупівель для приватних отримувачів, інакше загрожує фінансова корекція.

Витрати відшкодовують на підставі заявки на платіж, до якої додають рахунки, виписки, договори, акти приймання та інші документи. Облік проєкту ведуть відокремлено, зазвичай через аналітичні рахунки чи замовлення, щоб витрати можна було однозначно віднести. Під час обліку субсидій відстежують також доходи й розподіл у часі.

Після завершення проєкту настає період сталості, протягом якого фірма має використовувати майно за погодженим призначенням і дотримуватися вимірюваних показників. Якщо вона їх не виконає, надавач може вимагати повернути частину або всю допомогу. Прийнятність витрати остаточно підтверджується лише після спливу цього періоду.

На що звернути увагу

Найчастіша помилка - витрата, що виникла до початку допустимого періоду, наприклад замовлення верстата, підписане до подання заявки. У багатьох схемах це означає, що витрата повністю неприйнятна. Тому перед кожним зобов'язанням треба перевіряти, чи можна вже починати реалізацію.

Увага й до ПДВ. Якщо фірма - платник і може відрахувати ПДВ, він не є прийнятною витратою, і проєкт мусить із власних коштів фінансувати його повну суму, доки податкова його не поверне. Плануючи грошовий потік проєкту, про це часто забувають, і фірмі потім бракує готівки.