Приемлемые расходы

Что это значит

Приемлемые расходы - это расходы проекта, которые может возместить предоставитель субсидии или еврофондов. Чтобы расход был приемлемым, он должен соответствовать условиям конкурса и договора о предоставлении помощи: напрямую относиться к проекту, возникнуть в допустимый период, быть соразмерным, экономным, надлежаще документированным и оплаченным.

Каждый конкурс содержит перечень приемлемых и неприемлемых категорий. Приемлемы обычно станки, программы, строительные работы или зарплаты проектной команды. Неприемлемы часто текущие операционные затраты, проценты, штрафы, покупка подержанного имущества без выполнения условий или НДС, если получатель может его вычесть. От общей суммы приемлемых расходов затем считают долю софинансирования.

Приемлемость оценивают не один раз. Расход может быть приемлемым при утверждении бюджета, а позже стать неприемлемым, если при его закупке нарушили правила, если он недостаточно подтверждён или если имущество используют не так, как договорились. Поэтому важно следить за условиями на протяжении всего проекта и после его окончания.

Как это работает на практике

При подготовке проекта рекомендуем составлять бюджет строго по категориям конкурса и по каждой позиции проверять, приемлема ли она и каким документом будет подтверждаться. Для расходов выше определённого порога нужно соблюдать правила государственных закупок или закупок для частных получателей, иначе грозит финансовая коррекция.

Расходы возмещают на основании заявки на платёж, к которой прикладывают счета, выписки, договоры, акты приёмки и другие документы. Учёт проекта ведут обособленно, обычно через аналитические счета или заказы, чтобы расходы можно было однозначно отнести. При учёте субсидий отслеживают также доходы и распределение во времени.

После завершения проекта следует период устойчивости, в течение которого фирма должна использовать имущество по оговорённому назначению и соблюдать измеримые показатели. Если она их не выполнит, предоставитель может потребовать вернуть часть или всю помощь. Приемлемость расхода окончательно подтверждается лишь после истечения этого периода.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - расход, возникший до начала допустимого периода, например заказ станка, подписанный до подачи заявки. Во многих схемах это означает, что расход полностью неприемлем. Поэтому перед каждым обязательством нужно проверять, можно ли уже начинать реализацию.

Внимание и к НДС. Если фирма - плательщик и может вычесть НДС, он не является приемлемым расходом, и проект должен из собственных средств финансировать его полную сумму, пока налоговая его не вернёт. При планировании денежного потока проекта об этом часто забывают, и у фирмы затем не хватает наличности.