RFQ

Čo to znamená

RFQ, žiadosť o cenovú ponuku, je dopyt zaslaný viacerým dodávateľom na jasne špecifikovaný tovar alebo službu, kde rozhoduje cena a obchodné podmienky. Kupujúci presne vie, čo chce, napríklad konkrétny typ materiálu v určitom množstve, a od dodávateľov žiada porovnateľné cenové ponuky.

Na rozdiel od RFP, teda žiadosti o návrh riešenia, RFQ nečaká od dodávateľov kreatívny prístup ani návrh, ako problém vyriešiť. Používa sa pri štandardizovaných nákupoch, kde sú ponuky navzájom zameniteľné a líšia sa najmä cenou, termínom dodania a platobnými podmienkami.

RFQ je súčasťou nákupného procesu firmy a pri väčších objemoch môže byť krokom vo formálnejšom tendri. Vo verejnom sektore sa podobný princíp uplatňuje v verejnom obstarávaní, ktoré má však prísne zákonné pravidlá.

Ako to funguje v praxi

Dobrá RFQ obsahuje presnú špecifikáciu, množstvo, požadovaný termín a miesto dodania, platobné podmienky, záruky, lehotu na podanie ponuky a formát, v ktorom má byť ponuka predložená. Čím je zadanie presnejšie, tým ľahšie sa ponuky porovnávajú.

Pri hodnotení nerozhoduje len jednotková cena. Treba porovnať celkové náklady vrátane dopravy, cla, balenia či platobných podmienok, a zohľadniť spoľahlivosť dodávateľa. Pri nových dodávateľoch môže pomôcť dodávateľský audit.

Pravidelné RFQ pri opakovaných nákupoch udržiava ceny konkurencieschopné a chráni firmu pred závislosťou od jedného dodávateľa. Zároveň je dokladom transparentného výberu, ktorý sa hodí pri internom audite či pri čerpaní dotácií s pravidlami obstarávania.

Na čo si dať pozor

Ak je špecifikácia nejasná, dodávatelia ponúknu rôzne veci a porovnanie stráca zmysel. Najlacnejšia ponuka potom môže znamenať nižšiu kvalitu či chýbajúce súčasti, ktoré sa doplatia neskôr.

Pri nákupoch financovaných z dotácií a v prípade verejných obstarávateľov platia osobitné pravidlá obstarávania, ktoré bežná RFQ nemusí spĺňať. Nedodržanie postupu môže viesť ku kráteniu dotácie či k sankciám.