Informačná povinnosť

Čo to znamená

Informačná povinnosť je povinnosť prevádzkovateľa podľa GDPR oznámiť ľuďom, ktorých osobné údaje spracúva, základné informácie o tomto spracúvaní. Robí sa to pri získaní údajov, prípadne do mesiaca, ak údaje neprišli priamo od dotknutej osoby.

Informácie zahŕňajú, kto je prevádzkovateľ a ako ho kontaktovať, na aký účel a na akom právnom základe sa údaje spracúvajú, komu sa poskytujú, či idú mimo EÚ, ako dlho sa uchovávajú a aké práva má človek, napríklad právo na prístup, opravu či výmaz.

Informácie musia byť stručné, zrozumiteľné a ľahko dostupné. Najčastejšie sa plnia zásadami ochrany súkromia na webe, informačným listom pre zamestnancov, tabuľkou pri kamerovom systéme či odkazom v e-mailovej päte.

Ako to funguje v praxi

Pre firmy pripravujeme informácie osobitne pre rôzne skupiny ľudí: zákazníkov, návštevníkov webu, uchádzačov o zamestnanie a zamestnancov. Každá skupina má iné účely a právne základy, a jeden všeobecný dokument pre všetkých býva nepresný.

Pri zamestnancoch je súčasťou nástupu informácia o spracúvaní ich údajov na mzdy, odvody, dochádzku či benefity. Ak firma používa oprávnený záujem, napríklad pri monitorovaní, musí to v informácii výslovne uviesť.

Informácie treba aktualizovať pri každej zmene: nový dodávateľ softvéru, nový účel, presun dát do cloudu mimo EÚ. Zastarané zásady ochrany súkromia sú častým zistením pri kontrole alebo sťažnosti.

Na čo si dať pozor

Častou chybou je skopírovať cudzie zásady ochrany súkromia bez úpravy. Uvádzajú potom účely a nástroje, ktoré firma nepoužíva, a naopak vynechajú tie skutočné. Pri kontrole takýto dokument slúži skôr ako dôkaz nedbanlivosti.

Informačná povinnosť nie je súhlas. Firma, ktorá ľuďom len oznámi, čo robí, a spracúva údaje bez vhodného právneho základu, porušuje GDPR aj s dokonalými zásadami. Najprv treba mať základ, potom o ňom informovať.