PMO

Что это значит

PMO, офис управления проектами, - подразделение, которое задаёт в компании стандарты управления проектами, отслеживает портфель проектов, их бюджеты, сроки и риски и поддерживает руководителей проектов. Оно помогает руководству решать, какие проекты запускать, какие ускорять, а какие останавливать.

Форма PMO зависит от компании. Поддерживающий PMO даёт шаблоны, инструменты и обучение, контролирующий требует соблюдения методологии и отчётности, управляющий напрямую руководит проектами и их руководителями. В небольших фирмах функцию PMO часто выполняет один человек или руководство.

Главная ценность - взгляд на целое. Отдельный руководитель проекта видит свой проектный треугольник объёма, сроков и затрат, а PMO видит одновременность всех проектов, конфликты за людей и деньги и соответствие проектов стратегии компании.

Как это работает на практике

PMO обычно вводит единый способ планирования и отчётности: карточку проекта, график, например в виде диаграммы Ганта, реестр рисков и регулярный статус-отчёт. Руководство получает сопоставимые сведения обо всех проектах и может вовремя вмешаться.

Важная задача - связь с финансами. PMO вместе с контроллингом отслеживает расход бюджетов, капитализацию затрат на разработку или инвестиции и оценку выгод после завершения проекта. Для проектов, финансируемых грантами, он следит и за соблюдением условий и сроков.

В компаниях, работающих по гибким методологиям, PMO превращается из контролёра в координатора: вместо подробных планов отслеживает приоритеты портфеля, загрузку команд и KPI поставленной ценности. Методология подстраивается под тип проектов, а не наоборот.

На что обратить внимание

PMO, которое производит больше форм, чем ценности, быстро становится бюрократическим барьером. Руководители проектов тогда заполняют отчёты для PMO вместо управления проектом. Объём требований должен соответствовать масштабу и риску проектов.

Без поддержки руководства у PMO нет реальных полномочий, и его рекомендации остановить проекты игнорируют. Чтобы PMO работал, ему нужны чёткий мандат, доступ к данным о бюджетах и загрузке и место при принятии решений о портфеле.